Cambiare software dopo diversi anni è sicuramente una delle attività più impattanti a livello aziendale. Questo a causa della natura dei software ERP, che abbracciano la maggior parte delle attività aziendali.
Capita spesso che in fase di implementazione del nuovo gestionale si facciano i seguenti errori:
- Voler implementare subito tutti i nuovi flussi di lavoro;
- Comprare subito tutti i moduli;
- Sottovalutare la fase di test;
Cerchiamo di analizzarli in dettaglio, suggerendo delle possibili soluzioni.
La fase di analisi di implementazione di un nuovo software è fondamentale, serve al consulente a capire le reali necessità dell'azienda. In questo modo decide come predisporre il software per soddisfare a pieno le necessità del cliente.
Molte volte per far avvicinare i flussi di lavoro alle logiche dei programmi, vengono modificati i modi di lavorare. Queste modifiche insieme alla necessità di imparare un nuovo strumento, creano delle forze di repulsione nei confronti del nuovo software.
Un suggerimento in questi casi è quello di pianificare l'inizio delle novità "operative", in modo da non averle tutte a ridosso del "Go Live" ( data di inizio ufficiale di utilizzazione del nuovo software). Dilazionandole è possibile dare del tempo agli operativi per familiarizzare con il nuovo strumento, così da ridurre le possibili difficoltà.
In fase di demo il cliente viene "ingolosito" con tantissime funzioni che sono presenti nei vari moduli dei programmi. Di solito il cliente in fase di conclusione della trattativa preferisce spendere la maggior parte del budget per acquistare il software e utilizzare la restante parte per consulenze e formazione. Il focus non dovrebbe essere inizialmente quello di avere il programma con tutti i moduli, ma di poter garantire ai dipendenti la giusta formazione. Uno strumento come un software ERP, vive di dati, quest'ultimi vengo inseriti dagli operativi e in mancanza della giusta formazione potrebbero caricare dei dati errati.
Questo comporta un aggravio di costi, perchè oltre a l'intervento tecnico necessario per ripristinare il tutto, sarà necessaria pure una nuova formazione.
Il suggerimento in questi casi è quello di puntare sulla consulenza iniziale e sulla formazione, preferendo programmare l'acquisto dei moduli aggiuntivi in una fase successiva al go live. Ovviamente non è possibile generalizzare, bisogna analizzare caso per caso e decidere quali moduli far partire fin da subito e quali aspettare una fase successiva.
Ultimo punto ma non meno importante, è la fase di test. Quando viene predisposto il progetto di passaggio a un nuovo software, i test da fare in fase di formazione ricoprono la pietra angolare di tutto il progetto.
Da una parte abbiamo i dipendenti dell'azienda che devono trovare il tempo per poter testare il nuovo programma, mentre continuano a svolgere le proprie mansioni. Dall'altra ci sono i consulenti della software house che configurano il software ed effettuano dei test. Senza però un feedback da parte di chi ci dovrà lavorare, questa fase può nascondere delle criticità che si presenteranno successivamente e che richiederanno più tempo per essere risolte.
Il suggerimento in questo caso è quello di predisporre fin da subito delle ore dedicate per ogni dipendente, così da essere sicuri di aver gestito la maggior parte delle casistiche prima del go live.
Grazie per l'articolo sull'implementazione degli ERP PMI. È importante evitare errori comuni quando si cambia software. Suggerisco di pianificare attentamente l'implementazione, dilazionando l'introduzione di nuovi flussi di lavoro e garantendo una formazione adeguata. Inoltre, è consigliabile concentrarsi sulla consulenza iniziale e la formazione, piuttosto che acquistare tutti i moduli. La fase di test è cruciale e deve coinvolgere attivamente i dipendenti per individuare e risolvere le criticità prima del Go Live. SAP potrebbe essere una valida opzione da considerare.
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